使い方
予約が変更になったとき、旅程をどう直すか
旅程は、作って終わりにはなりません。出発までに一度は動きます。
便のスケジュールが変わる。宿を取り直す。現地ツアーが中止になって別の日に振り替える。変更そのものより、変更を旅程に反映し忘れることのほうが厄介です。 古い時刻を見たまま当日を迎えるのが、いちばん困ります。
直すときに手が止まりやすいところと、その順番を書いておきます。
1. まず、何が変わったかを1つに絞る
変更の連絡は、たいてい元の予約より情報量が多いです。新しい便名、新しい時刻、変更の理由、補償の案内。全部を読み込む前に、旅程に影響するのはどれかを先に決めます。
旅程に影響するのは、ほぼこの4つだけです。
- 日付
- 時刻
- 場所（空港、ターミナル、宿）
- 確認番号
これ以外は、直さなくても当日は困りません。逆にこの4つのどれかが変わっていたら、必ず直します。
2. 予定を編集する
該当の予定を開いて、編集します。JUNROS では予定の詳細から「編集する」で、読み取りのときと同じ項目のフォームが開きます。
読み取り直しではなく編集にするのがおすすめです。理由は2つあります。
- 読み取りは月の件数を消費します（現在は1か月あたり10件）。時刻を1つ直すのに使うのはもったいない
- 変更連絡のメールは、元の予約票と書式が違うことが多く、読み取りには向きません
3. 新しい予約票を、同じ予定に足しておく
変更後の予約票が届いたら、その画像や PDF を同じ予定に添付しておきます。旧い予約票と並んで残ります。
古いほうを消したくなりますが、残しておくほうが安全です。当日カウンターで「変更前の予約番号は」と聞かれることがあります。どちらが新しいかは日付で分かるので、両方あって困ることはありません。
4. 前後の予定との関係を見直す
これを飛ばすと、直したつもりで直っていない状態になります。
便が2時間遅くなったなら、その後ろにある予定に無理が出ていないか。宿を変えたなら、そこへ向かう移動の到着地が古いままになっていないか。変更は1件で終わらないことが多いです。
旅程を時間順に並べて見れば、無理のある並びはすぐ分かります。並べて見る、というのがそのまま確認になります。
キャンセルになった予定は、消さずに残せる
ツアーが中止になった、宿をキャンセルした。こういう予定は、消してしまうと何があったか分からなくなります。
JUNROS では予定のステータスを変更できます。キャンセルにしておけば、旅程には残りつつ、完了や未着手とは区別されます。返金の確認や、代わりの手配を考えるときに、元の予約番号が残っているのが効きます。
本当に不要になってから消しても遅くありません。
直す順番
まとめると、この順です。
- 変わったのが日付・時刻・場所・確認番号のどれかを確認する
- 該当の予定を編集する（読み取り直さない）
- 新しい予約票を同じ予定に添付する。古いものは残す
- 前後の予定との間隔を見直す
- なくなった予定は、消さずにステータスを変える
まとめ
旅程は生ものです。変更に強い形にしておくというのは、変更が起きない前提を捨てて、直しやすくしておくということだと思っています。
編集できること、原本を足せること、消さずに残せること。地味ですが、この3つがあると出発前の数日がだいぶ楽になります。